IT-Kennzahlen für Geschäftsführer: Diese 6 Zahlen brauchen Sie ohne IT-Abteilung

Die kurze Antwort: Ein Geschäftsführer ohne IT-Abteilung braucht sechs Kennzahlen: die IT-Kostenquote, die IT-Kosten je Arbeitsplatz und Monat, die Lizenznutzungsquote, die Summe der Verträge mit anstehender Kündigungsfrist, das Datum des letzten erfolgreichen Wiederherstellungstests und die MFA-Abdeckung. Alle sechs lassen sich mit Rechnungen, Verträgen und den Berichten im Microsoft-365-Konto ermitteln, ohne zusätzliche Software.

Warum die üblichen IT-Kennzahlen bei Ihnen nicht passen

Die meisten Kennzahlenlisten, die online kursieren, sind für IT-Abteilungen oder Dienstleister geschrieben. Sie messen Tickets, Reaktionszeiten, Auslastung und Systemverfügbarkeit. Das ist für den Betrieb einer IT sinnvoll, hilft einem Geschäftsführer aber wenig bei der Frage, ob das IT-Budget stimmt und wo ein Risiko liegt, das ihn teuer zu stehen kommen kann. Dazu kommt: Zwanzig Kennzahlen ohne Reihenfolge und ohne Zielwerte werden in der Praxis nie gepflegt.

Besser sind wenige Zahlen, die sich direkt auf Geld, Verträge und Risiko beziehen und die Sie selbst nachrechnen können. Genau darum geht es hier. Wer vorab Branchenwerte zum Einordnen braucht, findet sie im Artikel IT-Kosten-Benchmark im Mittelstand. Dieser Text beantwortet die andere Frage: Was messe ich laufend?

Die sechs Kennzahlen im Überblick

Die Warnsignale sind Empfehlungen aus der Beratungspraxis, keine Normwerte. Sie ersetzen keine Analyse im Einzelfall, zeigen aber, wo Sie nachfragen sollten.

1. IT-Kostenquote: Wie viel Prozent vom Umsatz kostet Ihre IT?

Die IT-Kostenquote setzt die gesamten IT-Kosten ins Verhältnis zum Umsatz. Der häufigste Fehler liegt in den IT-Gesamtkosten: Gezählt wird oft nur die Rechnung des IT-Dienstleisters. Vollständig sind die Kosten erst, wenn auch Lizenzen und Abos (Microsoft 365, Fachanwendungen, Domains), Hardware als Jahresanteil, Internet und Telefonie sowie der Zeitaufwand von Mitarbeitern, die nebenbei IT erledigen, enthalten sind.

Die Quote ist vor allem im Zeitverlauf aussagekräftig. Wenn sie von Jahr zu Jahr steigt, ohne dass Sie neue Leistungen bekommen haben, lohnt sich ein genauer Blick auf Verträge und Preisanpassungen. Hinweise dazu finden Sie im Artikel Preisanpassungsklausel im IT-Vertrag.

2. IT-Kosten je Arbeitsplatz und Monat

Die Kostenquote schwankt mit dem Umsatz, die Kosten je Arbeitsplatz deutlich weniger. Rechnen Sie die monatlichen IT-Gesamtkosten durch die Zahl der Arbeitsplätze, die tatsächlich IT nutzen. Die Zahl hilft bei zwei Entscheidungen: beim Vergleich von Angeboten und bei der Frage, ob ein neuer Mitarbeiter mit 50 oder mit 400 Euro IT-Kosten pro Monat in die Planung gehört. Wer Angebote vergleichen will, findet auf der Seite IT-Angebot prüfen die dafür nötigen Prüfpunkte.

3. Lizenznutzungsquote: Wofür bezahlen Sie, was wird genutzt?

Die Lizenznutzungsquote ist der Anteil bezahlter Lizenzen, die tatsächlich verwendet werden. Im Microsoft-365-Admin-Center finden Sie die Daten unter Berichte, Nutzung, etwa im Bericht „Microsoft 365 Apps“. Die Tabelle zeigt pro Benutzer das letzte Aktivitätsdatum und lässt sich als CSV exportieren; die Trends gibt es für die letzten 7, 30, 90 oder 180 Tage. Die Daten reichen in der Regel bis zu den letzten zwei Tagen.

Ein fehlendes Aktivitätsdatum ist ein Hinweis, kein Beweis: Ein Konto kann zu einem Mitarbeiter in Elternzeit gehören, zu einem Postfach, das nur selten geöffnet wird, oder zu einem Leistungsumfang, der in diesem Bericht nicht erfasst ist. Klären Sie deshalb vor jeder Kündigung, wofür die Lizenz gedacht war. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung steht im Artikel Ungenutzte Microsoft-365-Lizenzen finden; die Grundlagen zur Lizenzwahl auf der Seite Microsoft-365-Lizenzen.

4. Vertragskalender: Was läuft wann aus?

Diese Kennzahl ist unscheinbar und oft die wirksamste. Sie addieren die Jahreskosten aller Verträge, deren Kündigungsfrist in den nächsten sechs Monaten endet. Das Ergebnis zeigt, über wie viel Geld Sie in dieser Zeit noch frei entscheiden können. Verträge, die sich automatisch verlängern, verlieren diese Freiheit mit dem Fristende. Wie solche Verlängerungen funktionieren und worauf Sie achten sollten, beschreibt der Artikel IT-Vertragslaufzeiten prüfen. Wenn Sie sich bei einzelnen Verträgen unsicher sind, hilft die Seite IT-Verträge prüfen.

5. Wiederherstellungstest: Wann wurde zuletzt zurückgespielt?

Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Annahme und keine Absicherung. Die Kennzahl besteht aus zwei Angaben: dem Datum des letzten erfolgreichen Tests und der Zeit, die es gedauert hat, bis die Daten wieder nutzbar waren. Beides sollte Ihr IT-Dienstleister protokollieren und Ihnen auf Nachfrage nennen können. Gerade bei Microsoft 365 wird die Frage oft übersehen; Hintergründe stehen im Artikel Microsoft 365 Backup.

6. MFA-Abdeckung: Wie viele Konten sind zusätzlich geschützt?

Die MFA-Abdeckung ist der Anteil der aktiven Konten, die sich nur mit einem zusätzlichen Faktor anmelden können. Im Microsoft Entra Admin Center zeigt der Bericht unter Authentication methods, Activity im Reiter „Registration“, wie viele Benutzer für Azure MFA geeignet sind, und im Reiter „Usage“, wie viele Anmeldungen mit einem oder mehreren Faktoren erfolgten. Laut Microsoft setzt die Auswertung „Usage and insights“ eine Lizenz Microsoft Entra ID P1 oder P2 voraus. Fehlt sie, kann Ihr IT-Dienstleister die Zahl auf anderem Weg ermitteln.

Der Zielwert ist einfach: 100 Prozent der aktiven Konten. Ausnahmen, etwa für Servicekonten, sollten dokumentiert und begründet sein.

Rechenbeispiel: So sieht die Übersicht in der Praxis aus

Das folgende Beispiel ist fiktiv und dient nur der Veranschaulichung. Es ist keine Aussage über eine Branche oder einen realen Betrieb.

Das Beispiel zeigt, wie wenig es braucht: Aus sechs Zeilen ergibt sich eine konkrete Aufgabenliste mit vier Punkten. Neun Lizenzen, 22.000 Euro an Verträgen, ein überfälliger Wiederherstellungstest und zwei Konten ohne MFA sind genau die Fragen, die ein Geschäftsführer stellen sollte.

So pflegen Sie die Übersicht in einer Stunde pro Quartal

• Eine Tabelle genügt: Eine Zeile je Kennzahl, Spalten für Wert, Vorquartal, Datenquelle und verantwortliche Person.
• Einen Termin festlegen: Tragen Sie den Prüftermin in den Kalender ein, am besten kurz vor den Quartalsgesprächen oder der Budgetrunde.
• Zuarbeit klären: Vereinbaren Sie mit Ihrem IT-Dienstleister, dass er Ihnen Lizenzbericht, MFA-Stand und das letzte Testprotokoll liefert.
• Abweichungen notieren: Halten Sie fest, wenn ein Wert vom Vorquartal abweicht und was die Ursache war.
• Fragen sammeln: Alles, was Sie nicht erklären können, wird zur Frage an den Dienstleister.

Planen Sie das nächste Jahr gerade? Dann passt der Artikel IT-Budget 2027 planen als Ergänzung.

Was diese Kennzahlen nicht leisten

Sechs Zahlen ersetzen keine Analyse. Eine niedrige IT-Kostenquote kann bedeuten, dass die IT effizient ist, oder dass an der falschen Stelle gespart wird. Eine hohe MFA-Abdeckung sagt nichts über die Qualität der Backups. Und kleine Betriebe mit wenigen Arbeitsplätzen haben naturgemäß stärkere Schwankungen. Betrachten Sie die Kennzahlen deshalb als Frühwarnsystem: Sie sagen Ihnen, wo Sie hinsehen sollten, nicht, was die Ursache ist.

Häufige Fragen

Welche IT-Kennzahlen sollte ein Geschäftsführer kennen?

Für Unternehmen ohne IT-Abteilung genügen sechs Zahlen: IT-Kostenquote, IT-Kosten je Arbeitsplatz und Monat, Lizenznutzungsquote, die Summe der Verträge mit anstehender Kündigungsfrist, das Datum des letzten erfolgreichen Wiederherstellungstests und die MFA-Abdeckung. Sie decken Kosten, Verträge und die wichtigsten Risiken ab.

Wie berechnet man die IT-Kostenquote?

IT-Kostenquote = jährliche IT-Gesamtkosten geteilt durch Jahresumsatz. Zu den IT-Gesamtkosten zählen Dienstleister, Lizenzen und Abos, Hardware (als Jahresanteil), Telekommunikation und der anteilige Aufwand eigener Mitarbeiter. Wer nur die Rechnungen des IT-Dienstleisters zählt, rechnet die Quote zu niedrig.

Wie oft sollten IT-Kennzahlen geprüft werden?

Eine Prüfung pro Quartal reicht für die meisten Betriebe. Der Vertragskalender gehört zusätzlich vor jede Budgetrunde, und die Lizenznutzung vor jedem Jahreswechsel, weil dann Verlängerungen und Preisanpassungen anstehen.

Brauche ich dafür eine IT-Abteilung oder eine Software?

Nein. Eine Tabelle genügt. Die Datenquellen sind Rechnungen, Verträge und die Berichte im Microsoft-365-Admin-Center. Wenn Sie die Berichte nicht selbst öffnen können, lassen Sie sich die Exporte von Ihrem IT-Dienstleister liefern.

Wie oft sollte ein Backup-Wiederherstellungstest laufen?

Eine für alle gültige Vorgabe gibt es nicht. Als Faustregel aus der Beratungspraxis gilt: Stichproben einzelner Dateien mehrmals im Jahr, eine vollständige Wiederherstellung der wichtigsten Systeme mindestens einmal pro Jahr. Entscheidend ist, dass das Datum des letzten erfolgreichen Tests bekannt und dokumentiert ist.

Wo finde ich die Lizenznutzung in Microsoft 365?

Im Microsoft-365-Admin-Center unter Berichte, dann Nutzung, dann Microsoft 365 Apps. Die Tabelle zeigt pro Benutzer das letzte Aktivitätsdatum und lässt sich als CSV exportieren; die Trends gibt es für 7, 30, 90 und 180 Tage.

Fazit: Wenige Zahlen, regelmäßig geprüft

Wer ohne IT-Abteilung arbeitet, muss kein IT-Controlling aufbauen. Sechs Kennzahlen mit klarer Formel genügen, um Kosten, Lizenzen, Verträge und die zwei wichtigsten Risiken im Blick zu behalten. Entscheidend ist der Rhythmus: Eine Stunde pro Quartal verhindert, dass Verlängerungen, ungenutzte Lizenzen oder ein nie getestetes Backup erst auffallen, wenn sie teuer werden.

Wenn Sie wissen möchten, wo Ihre Zahlen im Vergleich stehen und welche Hebel sich daraus ergeben, prüft Costshield herstellerunabhängig und nach Aufwand abgerechnet Ihre IT-Kosten, Lizenzen und Verträge. Ein erster Überblick gelingt auch mit dem IT-Kosten-Selbsttest.