Die kurze Antwort: Microsoft 365 ist kein Backup. Microsoft empfiehlt in den eigenen Servicebedingungen ausdrücklich, Inhalte regelmäßig selbst zu sichern. Gelöschte Daten lassen sich nur für begrenzte Zeit zurückholen, bei OneDrive bis zu 30 Tage, bei gelöschten Postfachelementen standardmäßig 14 Tage. Für eine echte Sicherung mit längerer Aufbewahrung nennt Microsoft für sein eigenes Angebot 0,15 US-Dollar pro GB und Monat.
Warum Microsoft 365 kein Backup ist
Microsoft stellt Verfügbarkeit sicher: Die Server laufen, auch wenn ein Rechenzentrum ausfällt. Das ist etwas anderes als eine Sicherung Ihrer Inhalte. Wenn ein Mitarbeiter einen Ordner löscht, ein Angreifer ein Konto übernimmt oder eine Synchronisation Dateien überschreibt, repliziert Microsoft diesen Zustand zuverlässig auf alle Geräte.
Die Servicebedingungen sagen das deutlich. Im Abschnitt „Ihre Inhalte“ heißt es sinngemäß: „Wir empfehlen Ihnen dringend, regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Inhalte zu erstellen.“ Das Prinzip nennt sich geteilte Verantwortung: Microsoft kümmert sich um die Plattform, Sie um Ihre Daten.
Wie lange gelöschte Daten wirklich wiederherstellbar sind
Microsoft bietet durchaus Schutzmechanismen. Sie sind aber auf kurze Fristen ausgelegt und ersetzen keine Aufbewahrungsstrategie:
- OneDrive: Die Funktion „Dateien wiederherstellen“ setzt ein gesamtes OneDrive auf einen Zeitpunkt der letzten 30 Tage zurück.
- Exchange Online: Gelöschte Elemente bleiben standardmäßig 14 Tage im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“, konfigurierbar bis maximal 30 Tage.
- SharePoint: Gelöschte Inhalte landen im Papierkorb der Websitesammlung. Ist ein Element auch dort entfernt, kann der Microsoft-Support innerhalb von 14 Tagen auf eine Sicherung zugreifen.
Das reicht für den versehentlich gelöschten Ordner von gestern. Es reicht nicht, wenn ein Fehler erst nach Wochen auffällt: die falsch überschriebene Kalkulation, das gelöschte Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters oder der Angriff, der monatelang unbemerkt blieb.
Drei Szenarien aus dem Mittelstand
Drei typische Fälle zeigen, wo die Lücke entsteht. Alle drei sind Beispiele, keine Einzelfälle aus Kundenprojekten.
- Ausgeschiedener Mitarbeiter: Das Konto wird gelöscht, die Lizenz eingespart. Wird nach drei Monaten die Korrespondenz zu einem Streitfall gebraucht, ist das Postfach nicht mehr da.
- Verschlüsselte Synchronisation: Schadsoftware verschlüsselt lokale Dateien, OneDrive synchronisiert die verschlüsselten Versionen in die Cloud. Wie das Zusammenspiel mit Backups im Angriffsfall aussieht, beschreibt Ransomware und Handwerksbetriebe.
- Übernommenes Konto: Ein Angreifer mit Administratorrechten löscht Daten und Papierkörbe. Eine Sicherung außerhalb des betroffenen Mandanten bleibt dann die einzige Rückfalloption.
Was Backup für Microsoft 365 kostet
Für Microsoft 365 Backup nennt Microsoft in der Preisübersicht (Stand 18.08.2026) 0,15 US-Dollar pro GB und Monat für geschützte Inhalte, abgerechnet nach Verbrauch über Azure. Berechnet werden SharePoint-Websites, OneDrive-Konten und Exchange-Postfächer, jeweils einschließlich Papierkorb-Inhalten.
| Geschützte Datenmenge | Rechnerisch pro Monat | Rechnerisch pro Jahr |
|---|---|---|
| 500 GB | 75 US-Dollar | 900 US-Dollar |
| 1 TB (1.000 GB) | 150 US-Dollar | 1.800 US-Dollar |
| 2 TB (2.000 GB) | 300 US-Dollar | 3.600 US-Dollar |
Rechenbeispiel auf Basis des von Microsoft genannten Listenpreises, ohne Steuern und Wechselkurs, Preise können sich ändern.
Wichtig für die Einordnung: Der Preis richtet sich nach der Datenmenge, nicht nach der Zahl der Nutzer. Dazu kommen Lösungen anderer Anbieter, die meist pro Nutzer und Monat abgerechnet werden. Welche Variante günstiger ist, hängt von Datenmenge, Nutzerzahl und gewünschter Aufbewahrungsdauer ab und lässt sich nur im Einzelfall vergleichen. Wer ohnehin die Lizenzen prüft, findet auf der Seite Microsoft-365-Lizenzen den passenden Einstieg.
Handlungsempfehlungen: In fünf Schritten zur belastbaren Sicherung
- Daten einordnen: Welche Postfächer, Laufwerke und Websites enthalten Verträge, Angebote, Buchhaltung oder Projektdaten?
- Wiederherstellungsziele festlegen: Wie lange darf ein Ausfall dauern, und wie weit zurück müssen Sie wiederherstellen können?
- Aufbewahrung klären: Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Geschäftsbriefe und Buchungsbelege gelten unabhängig von der Plattform. Lassen Sie sich im Zweifel steuerlich beraten.
- Sicherung trennen: Das Backup sollte nicht mit denselben Administratorzugängen löschbar sein wie die produktiven Daten.
- Wiederherstellung testen: Eine Sicherung zählt erst, wenn eine Wiederherstellung einmal erfolgreich geprobt wurde.
Ein Backup ist zudem Teil eines größeren Bildes. Warum IT-Sicherheit vor allem Kosten vermeidet, erklärt IT-Sicherheit als Kostenschutz. Wo Sie bei IT-Ausgaben insgesamt ansetzen können, zeigt IT-Kosten senken.
Häufige Fragen
Braucht man für Microsoft 365 ein zusätzliches Backup?
In den meisten Fällen ja. Microsoft stellt die Plattform bereit und bietet Papierkörbe und begrenzte Wiederherstellungsfristen, empfiehlt in seinen Servicebedingungen aber ausdrücklich, Inhalte regelmäßig selbst zu sichern. Wer geschäftskritische Daten in Exchange, OneDrive oder SharePoint hält, sollte eine unabhängige Sicherung mit definierter Aufbewahrungsdauer haben.
Wie lange kann ich gelöschte Dateien in OneDrive wiederherstellen?
Mit der Funktion „Dateien wiederherstellen“ lässt sich ein OneDrive laut Microsoft auf einen beliebigen Zeitpunkt der letzten 30 Tage zurücksetzen. Danach sind Inhalte ohne zusätzliche Sicherung nicht mehr zuverlässig zurückzuholen.
Was kostet Microsoft 365 Backup?
Microsoft nennt für Microsoft 365 Backup 0,15 US-Dollar pro GB und Monat für geschützte Inhalte, abgerechnet nach Verbrauch. Bei 500 GB geschützten Daten wären das rechnerisch 75 US-Dollar im Monat. Lösungen von Drittanbietern werden meist pro Nutzer und Monat abgerechnet und sind einzeln zu vergleichen.
Schützt ein Backup auch vor Ransomware?
Nur wenn die Sicherung vom produktiven Konto getrennt ist und nicht von denselben Zugangsdaten gelöscht werden kann. Ein Backup ersetzt keinen Schutz vor Angriffen, aber es entscheidet darüber, ob ein Betrieb nach einem Vorfall schnell wieder arbeitsfähig ist.
Welche Daten in Microsoft 365 sollten gesichert werden?
Mindestens Exchange-Postfächer, OneDrive-Konten und SharePoint-Websites, in denen Verträge, Angebote, Projektdaten und Buchhaltungsunterlagen liegen. Teams-Dateien liegen in SharePoint und OneDrive und sind damit erfasst. Konfigurationen wie Entra ID sollten dokumentiert werden.
Was ist der erste Schritt zu einer sauberen Datensicherung?
Klären Sie, welche Daten geschäftskritisch sind, wie lange ein Ausfall höchstens dauern darf und wie weit zurück Sie wiederherstellen müssen. Erst danach lohnt der Vergleich von Lösungen und Preisen.
Fazit: Verfügbarkeit ist nicht Sicherung
Microsoft 365 hält Ihre Daten verfügbar, aber nicht dauerhaft vorrätig. Die eingebauten Fristen von 14 bis 30 Tagen schützen vor Alltagsfehlern, nicht vor späten Entdeckungen, Angriffen oder Streitfällen.
Der Aufwand ist überschaubar: Daten einordnen, Ziele festlegen, Sicherung trennen, Wiederherstellung testen. Ein unabhängiger Blick hilft dabei, nicht mehr zu kaufen, als Ihr Betrieb braucht.