1. Cloud-Dienste wie Microsoft 365 oder Azure

Cloud-Dienste rechnen meist pro Nutzer und Monat ab. Genau darum wachsen sie leise: Jede zusätzliche Lizenz ist für sich genommen klein, in der Summe über alle Mitarbeitenden aber oft einer der größten Posten im IT-Budget.

2. Unsicherheit bei der Lizenznutzung

Unsicherheit bei dieser Frage ist selbst schon ein Signal: Wenn niemand im Unternehmen aus dem Stand sagen kann, welche Lizenzen aktiv genutzt werden, laufen mit hoher Wahrscheinlichkeit ungenutzte Positionen mit.

3. Konten ehemaliger Mitarbeiter

Beim Offboarding wird das Deaktivieren von Zugängen leicht vergessen. Jedes vergessene Konto kostet in der Regel weiter die volle Lizenzgebühr, ohne dass irgendjemand es nutzt.

4. Parallele Tools für dieselbe Aufgabe

Parallele Tools – etwa zwei Videokonferenz- oder zwei Speicherdienste – entstehen oft, weil einzelne Abteilungen unabhängig voneinander entschieden haben. Jedes zusätzliche Tool ist ein weiterer laufender Vertrag.

5. Unübersichtliche Kündigungsfristen

Verpasste Kündigungsfristen sind eine der teuersten IT-Kostenfallen: Der Vertrag verlängert sich automatisch zu unveränderten oder schlechteren Konditionen für ein weiteres Jahr. Mehr dazu im Beitrag IT-Vertragslaufzeiten prüfen.

6. Fehlender Überblick über die Gesamtkosten

Ohne eine zentrale Übersicht verteilen sich IT-Kosten typischerweise auf mehrere Kreditkarten, Abteilungsbudgets und Einzelrechnungen – und werden dadurch in ihrer Gesamthöhe unterschätzt.

7. Pauschale Wartungs- oder Dienstleisterverträge

Pauschalverträge werden selten an den tatsächlichen Bedarf angepasst, nachdem sie einmal abgeschlossen wurden. Ob die Pauschale noch zum heutigen Umfang passt, wird in der Praxis kaum überprüft.

8. Microsoft-365-Pläne ohne Rollenbezug

Eine einheitliche Lizenz für alle Rollen ist bequem einzukaufen, aber selten wirtschaftlich: Ein Lagermitarbeiter braucht in der Regel keinen vollen Büro-Arbeitsplatz, zahlt dafür aber oft trotzdem den vollen Preis.

9. Steigende Kosten ohne erkennbaren Mehrwert

Steigende Kosten ohne erkennbaren zusätzlichen Nutzen deuten meist auf schleichenden Lizenz- und Tool-Zuwachs hin, der nie gegen den tatsächlichen Bedarf geprüft wurde.

10. Vollwertige Büro-Lizenzen für Lager, Produktion oder Außendienst

Für Mitarbeitende ohne klassischen Büroarbeitsplatz reichen häufig deutlich günstigere Frontline-Lizenzen. Eine vollwertige Büro-Lizenz ist dort in vielen Fällen ungenutztes Budget.