1. Unklare Lizenznutzung

Wenn niemand aus dem Stand sagen kann, welche Lizenzen aktiv genutzt werden, laufen mit hoher Wahrscheinlichkeit ungenutzte Positionen mit. Lizenzen werden pro Nutzer und Monat abgerechnet – jede einzelne ist klein, in der Summe aber oft einer der größten Posten im IT-Budget.

2. Konten ehemaliger Mitarbeiter

Beim Ausscheiden von Mitarbeitern wird das Abschalten von Zugängen leicht vergessen. Jedes vergessene Konto kostet weiter die volle Lizenzgebühr – und ist zusätzlich ein Sicherheitsrisiko.

3. Gleiche Lizenz für alle

Eine einheitliche Lizenz für alle ist bequem, aber selten wirtschaftlich. Wer nur E-Mails liest und Dienstpläne abruft, braucht keinen vollen Büro-Arbeitsplatz. Für solche Rollen gibt es deutlich günstigere Lizenzen.

4. Doppelte Programme

Parallele Tools entstehen meist, weil Abteilungen unabhängig voneinander entschieden haben. Oft ist die Funktion in Microsoft 365 bereits enthalten und bezahlt. Jedes zusätzliche Tool ist ein weiterer laufender Vertrag.

5. Automatische Vertragsverlängerung

Verpasste Kündigungsfristen gehören zu den teuersten IT-Kostenfallen: Der Vertrag verlängert sich zu unveränderten oder schlechteren Konditionen, oft für ein weiteres Jahr. Mehr dazu im Beitrag IT-Vertragslaufzeiten prüfen.

6. Alte Telefon-, Mobilfunk- und Internetverträge

Telekommunikationsverträge werden selten angefasst, während die Marktpreise sinken. Alte Tarife, ungenutzte SIM-Karten und überdimensionierte Anschlüsse sind ein klassischer, schnell zu hebender Kostenblock.

7. Drucker- und Kopiererverträge

Leasing- und Klickpreisverträge für Drucker basieren oft auf Druckmengen von vor Jahren. Wird heute weniger gedruckt, zahlen Sie für Kapazität, die Sie nicht brauchen.

8. Hardware immer neu

Professionell aufbereitete Business-Geräte kosten oft 30–50 % weniger als Neuware und reichen für viele Arbeitsplätze völlig aus. Auch Leasingverträge lohnen einen Vergleich mit dem Kauf.

9. Ungeprüfte Dienstleister-Pauschale

Pauschalverträge werden selten an den tatsächlichen Bedarf angepasst, nachdem sie einmal abgeschlossen wurden. Ob Geräteanzahl, Leistungsumfang und Preis noch zusammenpassen, prüft in der Praxis kaum jemand.

10. Keine zentrale Kostenübersicht

Ohne zentrale Übersicht verteilen sich IT-Kosten auf Kreditkarten, Abteilungsbudgets und Einzelrechnungen und werden in ihrer Gesamthöhe fast immer unterschätzt. Eine solche Liste ist die Grundlage für jede weitere Einsparung.