Kurz gesagt: Im Maschinen- und Anlagenbau lagen die gesamten IT-Kosten 2024 laut VDMA bei 2,6 % des Umsatzes und bei rund 5.144 € pro Rechnerarbeitsplatz und Jahr – inklusive interner IT-Mitarbeiter. Ein extern betreuter Büroarbeitsplatz ohne internes IT-Personal kostet im Mittelstand typischerweise 150 bis 220 € pro Monat, also 1.800 bis 2.640 € pro Jahr. Welcher Wert der richtige Vergleich ist, hängt davon ab, was in Ihrer eigenen Zahl steckt.
Bevor sich sagen lässt, ob IT-Kosten zu hoch sind, braucht es einen Vergleichsmaßstab. Zwei Kennzahlen haben sich dafür durchgesetzt: der Anteil der IT-Kosten am Umsatz und die Kosten pro Mitarbeiter beziehungsweise Arbeitsplatz. Beide sind Orientierung, keine Diagnose – aber ein guter erster Schritt, bevor eine strukturierte IT-Kostenanalyse folgt.
IT-Kosten als Anteil vom Umsatz
Die belastbarste frei verfügbare Zahl für den deutschen Mittelstand stammt aus dem Maschinen- und Anlagenbau: Der VDMA IT-Kosten Benchmark 2025 wertet Daten von 169 Unternehmen aus und beziffert die IT-Kostenquote für 2024 auf 2,6 % des Umsatzes. 2017 lag sie noch bei 1,81 % – die IT-Kosten sind also über Jahre schneller gewachsen als der Umsatz.
Für andere Branchen gibt es keine vergleichbar sauber erhobene Zahl. In der Beratungspraxis wird häufig eine Spanne von etwa 2 bis 6 % des Umsatzes genannt – am unteren Ende produzierende Betriebe, am oberen Ende Dienstleister mit vielen Büroarbeitsplätzen und digitalen Geschäftsmodellen. Diese Spanne ist eine Faustregel, kein Messwert.
Als Faustregel gilt: Liegt Ihr Unternehmen deutlich über der für Ihre Branche üblichen Quote, lohnt sich eine unabhängige Prüfung, wo das Geld hingeht. Liegt es deutlich darunter, ist das kein automatisches Erfolgssignal – oft steckt dahinter ein Investitionsstau, der sich später als Sicherheitsrisiko oder Effizienzbremse rächt.
IT-Kosten pro Mitarbeiter und Arbeitsplatz
Konkreter für die Budgetplanung ist die Kennzahl pro Kopf. Hier liegen zwei sehr unterschiedliche Größenordnungen im Umlauf – und beide stimmen, weil sie Unterschiedliches messen:
| Kennzahl | Wert | Was enthalten ist |
|---|---|---|
| IT-Gesamtkosten je Rechnerarbeitsplatz (VDMA, 2024) | ca. 5.144 € pro Jahr, bei Unternehmen unter 50 Mio. € Umsatz ca. 4.214 € | Alle IT-Kosten inklusive interner IT-Mitarbeiter, Projekte und Geschäftsanwendungen |
| IT-Gesamtkosten je Mitarbeiter (VDMA, 2024) | ca. 6.144 € pro Jahr | Wie oben, verteilt auf alle Beschäftigten |
| Extern betreuter Büroarbeitsplatz (Marktpreise Managed Services) | ca. 150–220 € pro Monat = 1.800–2.640 € pro Jahr | Anteilige Hardware, Standardlizenzen, Support und Basissicherheit – ohne internes IT-Personal und ohne Fachanwendungen |
Die Pro-Kopf-Kosten verlaufen nicht linear über die Unternehmensgröße. Bei kleinen Teams (5–15 Mitarbeitende) verteilen sich Grundkosten wie Firewall, Backup-Infrastruktur und Dokumentation auf wenige Schultern, was den Wert pro Kopf nach oben treibt. Bei mittleren Unternehmen (50–100 Mitarbeitende) sinkt er häufig wieder leicht, weil sich zentrale Investitionen besser verteilen – dafür steigen Koordinations- und Verwaltungsaufwand.
Warum die Bandbreiten so groß sind
Die Tabelle zeigt das Kernproblem: Ein Wert von 2.000 € und ein Wert von 5.000 € pro Arbeitsplatz können beide „normal“ sein. Manche Zahlen enthalten nur Hardware, Lizenzen und externen Support. Andere rechnen interne IT-Gehälter, Fachanwendungen wie ERP oder Warenwirtschaft und Projektkosten mit ein. Wer seine eigenen Kosten vergleicht, muss zuerst festlegen, welche Kostenblöcke er zählt – sonst vergleicht er Äpfel mit Obstkörben.
Was ein Branchenwert nicht ersetzt
Benchmarks sind ein Kompass, keine Diagnose. Sie sagen nicht, ob Ihre konkreten Lizenzen genutzt werden, ob ein Vertrag sich automatisch verlängert hat oder ob zwei Abteilungen unabhängig voneinander dasselbe Tool gebucht haben. Genau das zeigt erst eine strukturierte Bestandsaufnahme der eigenen IT-Kosten.
Ein Beispiel aus der Praxis: Bei der Carl Goetz GmbH lag ein Angebot über 118.000 € für eine neue Zeiterfassungslösung vor – ein Wert, der sich anhand keines Branchen-Benchmarks als zu hoch oder zu niedrig hätte einordnen lassen. Erst die konkrete Prüfung von Anforderungen und Alternativen zeigte, dass 76.000 € für dieselbe Funktion ausreichten.
Häufige Fragen zum IT-Kosten-Benchmark
Wie viel IT-Budget sollte ein Unternehmen einplanen?
Im Maschinen- und Anlagenbau lag die IT-Kostenquote 2024 laut VDMA bei 2,6 % des Umsatzes. Branchenübergreifend wird in der Praxis häufig eine Faustregel von etwa 2 bis 6 % genannt. Die richtige Zahl hängt vom Digitalisierungsgrad ab und ersetzt keine eigene Analyse.
Wie viel kostet ein IT-Arbeitsplatz pro Monat?
Ein extern betreuter Büroarbeitsplatz im Mittelstand kostet typischerweise 150 bis 220 € pro Monat, also 1.800 bis 2.640 € pro Jahr – ohne internes IT-Personal und ohne Fachanwendungen. Rechnet man alle IT-Kosten inklusive interner IT ein, kommt der VDMA für den Maschinenbau auf rund 5.144 € pro Rechnerarbeitsplatz und Jahr.
Warum schwanken die genannten Benchmarks so stark?
Weil unterschiedliche Quellen unterschiedliche Kostenblöcke einrechnen – manche nur Hardware, Lizenzen und Support, andere zusätzlich interne IT-Gehälter, Fachanwendungen und Projekte. Ohne genaue Definition ist ein Vergleich wenig aussagekräftig.
Was bedeutet es, wenn wir deutlich über oder unter dem Benchmark liegen?
Deutlich über dem Richtwert kann auf ungenutzte Lizenzen, doppelte Tools oder unaufgeräumte Verträge hindeuten – Muster, die auch der Beitrag zu IT-Kostenfallen im Mittelstand beschreibt. Deutlich darunter ist nicht automatisch positiv: Es kann auf Investitionsstau und veraltete, unsichere Systeme hindeuten.
Costshield ersetzt keinen Branchen-Benchmark, sondern liefert die eigene, belastbare Zahl dahinter: eine unabhängige Analyse Ihrer tatsächlichen IT-Kosten, ohne Verkaufsinteresse an einer bestimmten Lösung.