Ungenutzte Microsoft-365-Lizenzen finden: Der 5-Schritte-Check vor dem Jahreswechsel

Die kurze Antwort: Ungenutzte Microsoft-365-Lizenzen finden Sie, indem Sie im Admin Center die gekauften mit den zugewiesenen Lizenzen vergleichen und zusätzlich prüfen, welche lizenzierten Konten sich lange nicht angemeldet haben. Typische Fundstellen sind Konten ausgeschiedener Mitarbeiter, nie genutzte Konten und zu hohe Lizenzstufen. Wichtig ist die Reihenfolge: erst Daten und Vertragslaufzeit klären, dann Lizenzen entziehen oder reduzieren.

Warum der Jahreswechsel ein guter Zeitpunkt ist

Nach Berichten von BornCity vom 9. Juli 2026 stellt Microsoft ab dem 1. Januar 2027 die wechselkursbedingten Preisanpassungen für sein Cloud-Portfolio für Geschäftskunden von halbjährlich auf jährlich um, jeweils zum Jahresbeginn. Das schafft Planbarkeit, ändert aber nichts an der Grundrechnung: Jede Lizenz, die niemand nutzt, kostet jeden Monat Geld. Wer vor dem Jahresbudget weiß, wie viele Lizenzen wirklich gebraucht werden, plant mit den richtigen Mengen. Wie sich Laufzeit und Abrechnungsmodell auf Ihre Möglichkeiten auswirken, erklären wir in unserem Beitrag zu monatlicher oder jährlicher Zahlung bei Microsoft 365.

Wo ungenutzte Lizenzen typischerweise entstehen

• Austritte ohne Offboarding-Schritt: Das Konto wird deaktiviert, die Lizenz bleibt zugewiesen und wird weiter bezahlt.
• Nie genutzte Konten: angelegt für Praktikanten, Projekte oder Tests und danach vergessen.
• Konten ohne Person: Funktions- und Sammelpostfächer, Raum- und Gerätekonten, bei denen Sie prüfen sollten, ob sie wirklich eine eigene Lizenz brauchen.
• Zu hohe Lizenzstufe: Mitarbeiter mit einem umfangreichen Paket, die im Alltag nur Mail und Teams nutzen.

Ein automatischer Bericht findet meist nur die ersten beiden Fälle. Ob jemand die falsche Lizenzstufe hat, sehen Sie nur im Gespräch mit den Fachbereichen. Mehr zum Thema ungenutzte Software finden Sie in unserem Beitrag zu SaaS License Sprawl.

Der 5-Schritte-Check

Schritt 1: Gekaufte und zugewiesene Lizenzen vergleichen

Im Microsoft 365 Admin Center führt die Seite „Abrechnungslizenzen“ Ihre Produkte auf. Notieren Sie je Produkt, wie viele Lizenzen Sie bezahlen und wie viele davon Benutzern zugewiesen sind. Die Differenz sind freie Lizenzen, für die Sie zahlen, die aber niemand nutzt. Das ist der schnellste Hebel, weil dafür kein Konto angefasst werden muss.

Schritt 2: Inaktive Konten über die letzte Anmeldung finden

Im Microsoft Entra Admin Center können Sie unter „Benutzer“ über „Ansicht verwalten“ die Spalte „Letzte interaktive Anmeldezeit“ einblenden und nach einem Stichtag filtern. Laut Microsoft kann diese Anzeige bis zu 24 Stunden verzögert sein. Wer die Auswertung automatisieren möchte, kann die Anmeldedaten über Microsoft Graph abfragen; dafür verlangt Microsoft für die Eigenschaft der letzten erfolgreichen Anmeldung eine Entra-ID-P1- oder P2-Lizenz.

Als Faustregel setzen wir 90 Tage für die Prüfliste und 180 Tage für den Entzug an. Das ist eine Praxisannahme und keine Vorgabe von Microsoft. Berücksichtigen Sie Urlaub, Elternzeit und Langzeiterkrankungen, bevor Sie handeln.

Schritt 3: Konten ohne Person prüfen

Gehen Sie die Liste der Funktions-, Raum-, Geräte- und Testkonten durch und fragen Sie bei jedem: Wer nutzt dieses Konto, und braucht es dafür eine eigene Lizenz? Die Antwort hängt vom Einsatz ab und lässt sich nicht pauschal geben. Dokumentieren Sie das Ergebnis, damit die Prüfung beim nächsten Mal schneller geht.

Schritt 4: Lizenzstufe je Rolle prüfen

Fragen Sie die Fachbereiche, wer welche Funktionen wirklich nutzt: Desktop-Apps, Telefonie, Sicherheitsfunktionen oder nur Mail und Teams im Browser. Aus den Antworten ergibt sich, ob einzelne Rollen mit einer günstigeren Stufe auskommen. Eine Übersicht zu Optionen und Einsparmöglichkeiten finden Sie auf unserer Seite zur Microsoft-365-Lizenzoptimierung.

Schritt 5: Vor dem Entzug Daten und Vertragslaufzeit klären

Nach der Dokumentation von Microsoft gilt beim Entzug einer Lizenz:

• Die Daten eines Exchange-Online-Postfachs werden 30 Tage aufbewahrt und danach gelöscht; sie sind dann nicht wiederherstellbar.
• OneDrive-Dateien werden durch den Lizenzentzug allein nicht gelöscht, sondern erst, wenn der Benutzer entfernt wird.
• Nach dem Entzug lässt sich das Postfach nicht mehr mit Inhaltssuche oder eDiscovery durchsuchen.
• Installierte Microsoft-365-Apps zeigen Fehler zu nicht lizenzierten Produkten an.

Sichern oder übergeben Sie deshalb Postfach und Dateien, bevor Sie die Lizenz entziehen. Klären Sie außerdem, ob Ihr Vertrag eine Reduzierung der Lizenzanzahl überhaupt zulässt. Bei jährlicher Bindung kann die gekaufte Menge bis zur nächsten Verlängerung feststehen. Ob ein anderer Lizenzpartner hier flexibler ist, behandeln wir im Beitrag zum Wechsel des Microsoft-365-Lizenzpartners.

Beispielrechnung: Was ungenutzte Lizenzen kosten

Lizenzprüfung im Offboarding verankern

Einmal aufräumen reicht nicht, wenn die Ursache bestehen bleibt. Bauen Sie den Lizenzentzug deshalb als festen Schritt in die Checkliste für Austritte ein: Austrittsdatum festhalten, Postfach und Dateien übergeben, Lizenz zum richtigen Zeitpunkt entziehen, Konto dokumentiert löschen oder deaktivieren. Zusätzlich empfehlen wir eine Lizenzprüfung pro Quartal, die nur wenige Minuten dauert, wenn die Liste der Konten sauber geführt ist.

Häufige Fragen

Wie finde ich ungenutzte Microsoft-365-Lizenzen?

Vergleichen Sie im Microsoft 365 Admin Center die gekauften mit den zugewiesenen Lizenzen und filtern Sie in Microsoft Entra die Benutzer nach der letzten Anmeldung. Konten ohne Anmeldung seit Monaten sowie Konten ausgeschiedener Mitarbeiter sind die ersten Kandidaten.

Wie lange darf ein Konto inaktiv sein, bevor ich die Lizenz entziehe?

Eine Microsoft-Vorgabe dafür gibt es nicht. In der Praxis werden häufig 90 bis 180 Tage angesetzt. Berücksichtigen Sie Urlaub, Elternzeit und Langzeiterkrankungen, bevor Sie eine Lizenz entziehen.

Was passiert mit den Daten, wenn ich eine Lizenz entziehe?

Laut Microsoft werden die Daten eines Exchange-Online-Postfachs nach dem Lizenzentzug 30 Tage aufbewahrt und danach gelöscht. OneDrive-Dateien werden durch den Lizenzentzug allein nicht gelöscht, sondern erst, wenn der Benutzer entfernt wird. Klären Sie Sicherung und Aufbewahrung deshalb vor dem Entzug.

Kann ich bezahlte Lizenzen sofort reduzieren?

Das hängt von Ihrem Vertrag ab. Bei monatlicher Abrechnung lässt sich die Anzahl meist flexibler anpassen als bei einer jährlichen Bindung. Prüfen Sie Laufzeit, Kündigungs- und Anpassungsfristen bei Ihrem Lizenzpartner, bevor Sie planen.

Brauche ich eine Zusatzlizenz, um Anmeldungen auszuwerten?

Für die Abfrage der letzten erfolgreichen Anmeldung über Microsoft Graph verlangt Microsoft laut Dokumentation eine Microsoft-Entra-ID-P1- oder P2-Lizenz. Die Spalte der letzten interaktiven Anmeldung lässt sich im Entra Admin Center auch manuell einblenden und filtern.

Wie oft sollte ich Lizenzen prüfen?

Wir empfehlen eine Prüfung pro Quartal sowie bei jedem Austritt. Wer den Lizenzentzug fest in den Offboarding-Ablauf einbaut, muss die großen Aufräumaktionen seltener nachholen.

Fazit: Erst Überblick, dann entscheiden

Ungenutzte Microsoft-365-Lizenzen lassen sich mit Bordmitteln finden: Gekauft gegen zugewiesen vergleichen, inaktive Konten über die letzte Anmeldung filtern, Konten ohne Person und zu hohe Stufen prüfen. Entscheidend ist, vor dem Entzug Daten und Vertragslaufzeit zu klären, damit aus der Einsparung kein Datenverlust wird.

Wenn Sie das nicht selbst aufsetzen möchten, prüfen wir Ihre Lizenzen und Verträge unabhängig und zeigen, wo sich Kosten sparen lassen. Garantierte Einsparungen versprechen wir nicht; die Höhe hängt von Ihrer Ausgangslage ab.