Genau da liegt in vielen kleinen und mittleren Unternehmen ein vierstelliger Betrag pro Jahr begraben. Nicht bei einem großen, sichtbaren Vertrag, sondern verteilt auf Dutzende kleiner monatlicher Abbuchungen, die niemand mehr hinterfragt. Im Fachjargon heißt das SaaS License Sprawl – auf Deutsch schlicht: Lizenz-Wildwuchs.
Wie Lizenz-Wildwuchs entsteht
Es passiert selten mit Absicht. Ein Mitarbeiter braucht kurzfristig ein Tool für ein Projekt und bucht es „mal eben“ über die Firmenkreditkarte. Eine ausgeschiedene Kollegin hatte fünf Lizenzen für Software, die längst durch etwas anderes ersetzt wurde. Ein Testzugang, der eigentlich nach 30 Tagen enden sollte, läuft seit zwei Jahren kostenpflichtig weiter. Jede einzelne Buchung ist zu klein, um aufzufallen – in Summe finanzieren Sie einen ganzen Werkzeugkasten, den keiner mehr öffnet.
Begünstigt wird das Muster zusätzlich dadurch, dass viele SaaS-Anbieter bewusst auf niedrige Einstiegspreise pro Nutzer setzen – einzeln wirkt jede Position harmlos. Erst der Blick auf die Summe aller laufenden Abos über alle Abteilungen hinweg zeigt, wie groß der tatsächliche Werkzeugkasten geworden ist. Das deckt sich mit dem Muster „ungenutzte Lizenzen“, das in nahezu jeder IT-Kostenanalyse auftaucht.
So decken Sie es auf
Der Einstieg ist unspektakulär, aber wirksam: Nehmen Sie sich die Kreditkarten- und Kontoauszüge der letzten zwölf Monate vor und tragen Sie jede wiederkehrende Softwareabbuchung in eine einzige Liste ein. Danach beantworten Sie zu jedem Posten drei Fragen:
- Wer nutzt dieses Tool aktuell noch – und wie oft?
- Gibt es ein zweites Tool, das dieselbe Aufgabe abdeckt (z. B. zwei Videokonferenz- oder zwei Projektmanagement-Lösungen parallel)?
- Wie viele Lizenzen sind gebucht – und wie viele davon sind tatsächlich aktiven Personen zugeordnet?
Schon dieser Abgleich fördert erfahrungsgemäß ungenutzte Abos, doppelte Abdeckungen und Karteileichen zutage – die drei Klassiker des Wildwuchses.
Der eigentliche Hebel
Der eigentliche Hebel liegt aber nicht im einmaligen Aufräumen, sondern in einem einfachen Prozess: eine zentrale Übersicht aller Software-Abos, ein Verantwortlicher, ein fester Prüftermin einmal im Jahr.
Wichtig ist auch die Reihenfolge: Erst der Bestand, dann die Optimierung. Wer ohne saubere Übersicht zum billigeren Anbieter wechselt, tauscht oft nur ein unübersichtliches System gegen das nächste – und zahlt Migrations- und Schulungsaufwand obendrauf, der die Ersparnis auffrisst.
Bei Microsoft 365 lohnt sich der Blick auf die Lizenzstufe je Arbeitsplatz besonders – Hintergrund unter Microsoft 365 Lizenzen.
Der ehrliche Blick lohnt sich
Software-Kosten wachsen leise. Genau deshalb ist eine strukturierte Bestandsaufnahme eine der wirtschaftlichsten Stunden, die ein Unternehmen investieren kann – herstellerunabhängig gedacht, ohne dass Ihnen jemand das nächste Abo verkaufen will.
Genau hier setzen wir bei Costshield an: Wir verschaffen Ihnen den Überblick über Ihre IT-Kosten, decken ungenutzte Lizenzen und doppelte Abdeckungen auf und zeigen, wo sich sinnvoll sparen lässt – ohne Bindung an einen Hersteller. Ein strukturiertes Erstgespräch genügt, um die größten Hebel zu finden.
Häufige Fragen zu SaaS License Sprawl
Was genau ist SaaS License Sprawl?
Der Fachbegriff bezeichnet unkontrolliert gewachsene Software-Abonnements: ungenutzte Lizenzen, doppelte Tools für dieselbe Aufgabe und vergessene Testzugänge, die kostenpflichtig weiterlaufen. Einzeln fällt jede Buchung kaum auf – in Summe steckt oft ein vierstelliger Betrag pro Jahr darin.
Wie finde ich heraus, welche Lizenzen wir überhaupt bezahlen?
Der Einstieg ist unspektakulär: Kreditkarten- und Kontoauszüge der letzten zwölf Monate durchgehen und jede wiederkehrende Softwareabbuchung in eine Liste eintragen. Das ist der erste Schritt, keine fertige Lösung – aber er deckt die drei Klassiker zuverlässig auf: ungenutzte Abos, doppelte Abdeckungen und Karteileichen.
Sollten wir zuerst aufräumen oder zuerst den Anbieter wechseln?
Erst der Bestand, dann die Optimierung. Wer ohne saubere Übersicht zum günstigeren Anbieter wechselt, tauscht oft nur ein unübersichtliches System gegen das nächste – und zahlt Migrations- und Schulungsaufwand obendrauf, der die Ersparnis wieder auffrisst.
Wie verhindern wir, dass der Wildwuchs erneut entsteht?
Mit einem einfachen, dauerhaften Prozess: eine zentrale Übersicht aller Software-Abos, ein Verantwortlicher dafür und ein fester Prüftermin einmal im Jahr. Das einmalige Aufräumen allein reicht nicht.