Die kurze Antwort: Empfangen müssen Handwerksbetriebe E-Rechnungen im B2B-Geschäft seit dem 1. Januar 2025, dafür genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Versenden müssen Betriebe mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € ab dem 1. Januar 2027, alle anderen ab dem 1. Januar 2028. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Bevor Sie Software kaufen, prüfen Sie, ob Ihre vorhandene Lösung das Format schon kann.
Was gilt wann?
Die Pflicht gilt für inländische Umsätze zwischen Unternehmen. Die Übergangsfristen im Überblick:
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Empfang: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
| 2025 und 2026 | Versand: Papier, PDF oder E-Rechnung sind weiterhin möglich, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| Ab 1. Januar 2027 | Versand: E-Rechnung Pflicht für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €. Kleinere Betriebe dürfen bis Ende 2027 noch andere Formate nutzen. |
| Ab 1. Januar 2028 | Versand: E-Rechnung Pflicht für alle Unternehmen im B2B-Geschäft. |
Ausgenommen von der Pflicht zur elektronischen Ausstellung sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Leistungen von Kleinunternehmern und Rechnungen an Privatkunden. Wichtig für 2027: Maßgeblich ist der Vorjahresumsatz, für die Pflicht ab 2027 also Ihr Umsatz im Jahr 2026. Ihr Steuerberater kennt die Zahl.
Ein PDF ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten nach der europäischen Norm EN 16931, üblich sind ZUGFeRD ab Version 2 und XRechnung. Eine eingescannte oder als PDF erstellte Rechnung erfüllt das nicht.
Was die Umstellung kostet
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat im Januar und Februar 2026 knapp 2.000 Betriebe befragt. Laut Handwerksblatt ergab sich:
- Einführungskosten im Durchschnitt von rund 3.000 €, laufende Kosten von rund 800 € pro Jahr für Software, Systemanpassungen und IT-Support.
- 47,4 % der Betriebe empfinden Empfang und Verarbeitung als aufwendiger als bei einer normalen PDF-Rechnung, 38,3 % als vergleichbar, rund 10 % als weniger aufwendig.
- Ein Drittel der Betriebe hat Probleme, die Daten einer E-Rechnung zu lesen.
- Nur etwa ein Drittel nutzt ein konformes Archivsystem.
Das sind Durchschnittswerte aus einer Verbandsumfrage, keine Preise für Ihren Betrieb. Sie zeigen aber, wo der Aufwand entsteht: weniger beim Erstellen, mehr beim Lesen, Prüfen und Archivieren.
In welcher Reihenfolge Sie vorgehen sollten
- Umsatzgrenze klären: Lag der Umsatz 2026 über 800.000 €, gilt die Versandpflicht ab 1. Januar 2027, sonst ab 2028.
- Empfang sicherstellen: Eine Adresse für Eingangsrechnungen, die regelmäßig jemand liest. Prüfen Sie, wer die Datei öffnet und wie sie ins Buchhaltungssystem kommt.
- Vorhandene Software fragen: Kann sie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und lesen? Ist das Update im Vertrag enthalten oder kostet es extra? Lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.
- Mit dem Steuerberater abstimmen: In welcher Form möchte er die Belege erhalten, und wie läuft die Übergabe?
- Archivierung klären: Die Originaldatei muss GoBD-konform aufbewahrt werden, nicht nur ein Ausdruck oder PDF.
- Erst dann Angebote vergleichen: Achten Sie auf laufende Kosten, Laufzeit und Kündigungsfrist, siehe IT-Vertragslaufzeiten prüfen.
Nicht jede Umstellung braucht neue Software. Oft steckt die Funktion schon im bestehenden Vertrag oder in einem Update. Das lässt sich nur durch Nachfragen und Prüfen klären, nicht pauschal sagen.
Wo Costshield ansetzt
Costshield ist unabhängig und prüft Software-Angebote, Lizenzen und Verträge, bevor Sie etwas Neues kaufen. Steuerliche Fragen beantwortet Ihr Steuerberater, Costshield bietet keine Steuerberatung. Die Abrechnung erfolgt nach Aufwand mit 80 € netto pro Stunde, ohne Erfolgshonorar. Weitere Ansatzpunkte für Handwerksbetriebe finden Sie im Artikel IT-Kosten senken im Handwerk und auf der Seite IT-Kosten senken. Regionale Ansprechpartner finden Sie unter IT-Beratung Rüdesheim.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnung für Handwerker?
Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Geschäft seit dem 1. Januar 2025. Versenden müssen Betriebe mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € ab dem 1. Januar 2027, alle anderen ab dem 1. Januar 2028. Gemeint sind inländische Umsätze zwischen Unternehmen.
Muss ich Privatkunden eine E-Rechnung schicken?
Nein. Das Bundesfinanzministerium weist ausdrücklich darauf hin, dass private Endverbraucher von den Regelungen nicht betroffen sind. Rechnungen an Privatkunden dürfen Sie weiterhin als PDF oder auf Papier ausstellen.
Reicht ein E-Mail-Postfach für die E-Rechnung?
Für den Empfang genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Für Prüfung, Verarbeitung und Archivierung brauchen Sie zusätzlich eine praktikable Lösung. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung, weil ihm die strukturierten Daten fehlen.
Was kostet die Umstellung auf E-Rechnung im Handwerk?
In einer Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks unter knapp 2.000 Betrieben lagen die Einführungskosten im Durchschnitt bei rund 3.000 €, die laufenden Kosten bei rund 800 € pro Jahr. Ihr Betrieb kann deutlich abweichen, vor allem wenn die vorhandene Software schon alles kann.
Welche Formate sind als E-Rechnung zulässig?
Eine E-Rechnung muss die europäische Norm EN 16931 erfüllen. Üblich sind ZUGFeRD ab Version 2 und XRechnung. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob und ab wann beide Formate erzeugt und gelesen werden können.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Das Bundesfinanzministerium nennt in seinen FAQ acht Jahre, ältere Quellen sprechen noch von zehn. Die Originaldatei muss unveränderbar und GoBD-konform archiviert werden. Lassen Sie die Frist von Ihrem Steuerberater bestätigen. Dies ist keine Steuerberatung.
Fazit: Erst prüfen, dann kaufen
Die E-Rechnung ist für Handwerksbetriebe mit Fristen verbunden, aber kein Grund für Schnellschüsse. Wer die Umsatzgrenze kennt, den Empfang geregelt hat und bei der vorhandenen Software nachfragt, bevor er Neues kauft, spart sich unnötige Ausgaben.
Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fristen und Auslegung kann sich ändern, bitte klären Sie Ihre konkrete Situation mit Ihrem Steuerberater. Garantien für Einsparungen können wir nicht geben.